Proporcionar boas viagens de trabalho à equipe de colaboradores e gestores é uma excelente ferramenta para aumentar a motivação e a produtividade da empresa. Porém, sem um controle adequado, as despesas com viagens de negócios podem se transformar em um verdadeiro buraco negro no orçamento da empresa.
A gestão de despesas em viagens corporativas é uma prática que combina planejamento, tecnologia e políticas claras para garantir que cada centavo gasto traga um retorno significativo. Portanto, como podemos passar por esse labirinto financeiro e sair ilesos? Te explicamos alguns aspectos importantes para responder a esse questionamento.
Planejamento de viagem corporativa: a base de tudo
O primeiro passo para uma gestão eficaz das despesas em viagens corporativas é o planejamento. Antes de qualquer coisa, é imprescindível definir um orçamento realista para cada viagem de negócios. Isso envolve também, além dos custos óbvios, como passagens e hospedagem corporativa, as despesas com alimentação, transporte local e imprevistos.
Ou seja, trata-se de prever qual será a rotina durante cada dia da viagem, desde eventos pré-agendados como reuniões de negócios e palestras, até encontros informais, passeios e possíveis emergências que podem surgir sem aviso prévio.
Políticas de viagem corporativa: regras claras
Estabelecer políticas de viagem claras é o segundo pilar estratégico na construção de uma viagem de sucesso. Essas políticas devem delinear o que é considerado uma despesa aceitável, os limites para cada tipo de gasto e o processo de reembolso. Imagine, por exemplo, que cada colaborador tem um limite diário para refeições. Isso evita exageros e facilita o controle e a análise posterior dos gastos.
A tecnologia para viagens corporativas como aliada
Ferramentas e aplicativos de gestão de despesas automatizam processos, fornecendo relatórios detalhados e em tempo real. Elas permitem que os colaboradores registrem despesas diretamente de seus smartphones, reduzindo erros e burocracias. Além disso, essas ferramentas ajudam a identificar padrões e oportunidades de economia.
Negociação: o poder da palavra
Negociar com fornecedores e prestadores de serviços pode render frutos dourados. Ao estabelecer parcerias com companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguel de carros, sua empresa pode garantir tarifas mais competitivas.
A boa notícia, é que você, enquanto gestor, não precisa negociar com cada um desses fornecedores. A PontesTur é uma empresa especializadas em viagens corporativas que oferece esse serviço com excelência, fazendo com que seu investimento seja utilizado da melhor maneira possível.
Educação: conhecimento é poder (e dinheiro)
Investir na educação dos colaboradores sobre a importância da gestão de despesas é outro ponto a ser considerado. Treinamentos sobre boas práticas de viagem e como utilizar as ferramentas de gestão disponíveis podem fazer uma diferença enorme. Colaboradores bem informados são mais propensos a tomar decisões financeiras responsáveis e alinhadas com as políticas da empresa.
Gestão de despesas em viagens corporativas, uma prática indispensável
E não se esqueça: a análise constante das despesas e a flexibilidade para ajustar políticas e práticas também são fundamentais. Revisar relatórios de despesas regularmente permite identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos ou onde há desvios das políticas estabelecidas. Esse ciclo contínuo de análise e ajuste mantém a gestão de despesas em viagens corporativas eficiente e eficaz.
Controlar e reduzir despesas em viagens de negócios é muito mais que uma questão de cortar custos, mas de criar um sistema inteligente e eficiente que beneficie tanto a empresa quanto seus colaboradores. Mas pode relaxar, que a Pontestur cuida disso para você.
