Estabelecer políticas de viagem corporativas pode parecer uma tarefa realmente desafiadora, mas, sem dúvida, é um passo indispensável para qualquer empresa que deseja otimizar seus processos e reduzir custos nas viagens de negócios. Com o aumento da mobilidade e a necessidade constante de deslocamentos, é fundamental que as empresas estabeleçam diretrizes claras para garantir que as viagens sejam realizadas de maneira eficiente e segura.
Neste artigo, vamos abordar os principais pontos a serem considerados ao criar uma política própria de viagens corporativas e como a contratação de uma agência especializada pode ser a solução ideal para o sucesso dessa estratégia.
Por que estabelecer políticas de viagem corporativas?
Primeiramente, é importante entender o porquê de se criar uma política de viagens corporativas. De fato, essas políticas servem para padronizar procedimentos, assegurar conformidade com as diretrizes da empresa e, principalmente, controlar custos.
Afinal, sem regras previamente estabelecidas, cada viagem pode se transformar em uma verdadeira aventura financeira, comprometendo o orçamento e, em casos mais graves, prejudicando o relacionamento com fornecedores e clientes.
Além disso, políticas bem estruturadas trazem mais segurança e tranquilidade para os colaboradores, que passam a ter um guia de como proceder em cada situação. Por exemplo, questões como reservas de passagens, escolha de hospedagem, transporte local e até mesmo reembolsos precisam estar detalhadamente descritas para evitar mal-entendidos.
Pontos fundamentais na criação de políticas de viagem
Agora, vamos aos pontos principais que não podem faltar na elaboração dessas políticas:
- Definição de orçamentos e limites: Estabeleça valores máximos para cada categoria de despesa, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local. Isso evita gastos excessivos e mantém o controle financeiro.
- Processo de aprovação: Determine quem tem a autoridade para aprovar viagens e despesas relacionadas. Um processo de aprovação claro garante que todas as viagens sejam realmente necessárias e estejam alinhadas com os objetivos da empresa.
- Parcerias com fornecedores: Negocie com fornecedores para obter tarifas corporativas vantajosas. Parcerias com redes de hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos podem resultar em economias significativas.
- Orientações sobre segurança: Inclua diretrizes sobre segurança, especialmente para viagens internacionais. Os colaboradores devem saber como proceder em situações de emergência e estarem cientes dos riscos envolvidos em determinados destinos.
- Tecnologia e ferramentas de gestão: Utilize ferramentas tecnológicas para facilitar o processo de reservas e gestão das viagens. Plataformas que centralizam as informações e permitem o monitoramento em tempo real são indispensáveis.
Por que contratar uma agência de viagens corporativas?
Embora criar uma política de viagens corporativas seja um passo importante, contar com uma agência especializada é ainda mais benéfico. Mas por quê? Em primeiro lugar, porque uma agência de viagens corporativas já tem a experiência e o know-how necessários para gerenciar todos os aspectos envolvidos em uma viagem de negócios. Desde a escolha das melhores rotas até a negociação com fornecedores, tudo é feito com eficiência e segurança.
Além disso, uma agência pode oferecer suporte 24 horas por dia e 7 dias por semana, o que é essencial para lidar com imprevistos. Imagine um voo cancelado de última hora ou um problema com a reserva do hotel. Ter alguém para resolver essas questões imediatamente faz toda a diferença, não é mesmo?
Portanto, ao invés de sobrecarregar sua equipe de RH com a gestão de viagens, que tal considerar a contratação de uma agência? Ela pode garantir que todas as viagens sejam realizadas de acordo com as políticas estabelecidas, sem que você precise se preocupar com os detalhes.
Fale com a PontesTur
Se você está pensando em otimizar a gestão das viagens corporativas da sua empresa, entre em contato com a PontesTur. Somos especialistas em viagens de negócios e podemos ajudar sua empresa a economizar tempo e dinheiro, além de proporcionar uma experiência de viagem tranquila e segura para seus colaboradores. Não perca mais tempo – fale com nosso time comercial e descubra como podemos ajudar!
