Viajar a negócios é uma realidade para muitas empresas, especialmente quando se trata de expandir o alcance internacional. Uma viagem corporativa internacional, além de abrir novas portas, também apresenta desafios únicos. Saber como gerenciar cada um de seus aspectos pode significar a diferença entre um projeto bem-sucedido e um desastre logístico. Para ajudar sua empresa a planejar uma viagem internacional eficaz, compilamos dicas valiosas que farão toda a diferença. Vamos nessa?

1. Planejamento antecipado é a chave

O planejamento de viagem internacional para empresas começa muito antes da partida. Sim, a organização é a alma do negócio! Comece a pensar na organização dos dias da viagem, tipo de hospedagem, eventos que serão frequentados, reuniões, passeios, enfim, seja o mais detalhado possível, isso ajuda a prevenir a ocorrência de contratempos.

Outro ponto indispensável é o seguro viagem. Pode parecer um detalhe qualquer, mas, em uma viagem corporativa internacional, a saúde e segurança da equipe não devem ser negligenciadas. Um seguro completo cobre imprevistos médicos e até problemas com bagagem ou voos.

2. Documentação e vistos para viagem corporativa internacional

Cuidar dos vistos e documentos de viagem é algo que exige atenção. Cada país possui regras específicas e nem sempre a obtenção de um visto é rápida. Portanto, uma dica valiosa é iniciar o processo com bastante antecedência. Ah, e fique de olho nas exigências de vacinas – alguns países pedem comprovantes de vacinação específicos.

Aliás, vale lembrar: passaportes precisam ter validade superior a seis meses na data de entrada em muitos destinos. Não deixe esse detalhe escapar!

Outro ponto importante é a documentação corporativa. Em alguns casos, documentos como cartas-convite, confirmação de estadia e justificativas de viagem podem ser exigidos. Tenha uma pasta organizada com todos os papéis necessários para evitar correrias de última hora.

3. Preparação da equipe

Não adianta mandar um colaborador para o outro lado do mundo sem preparação. Afinal, cada país tem sua própria cultura, costumes e até regras sociais que podem ser bem diferentes do que estamos acostumados. Uma boa prática é preparar a equipe com um treinamento cultural pré-viagem. Isso ajuda a evitar gafes que podem comprometer negociações importantes.

4. Gestão de custos: sem estourar o orçamento

Gestão de viagens internacionais pode ser um desafio quando se trata de custos. Afinal, despesas inesperadas podem aparecer e, se não houver controle, o orçamento pode explodir como pipoca na panela. Por isso, definir um orçamento claro e seguir alguns passos básicos pode fazer toda a diferença.

A primeira dica é utilizar ferramentas que ajudem a monitorar as despesas. Aplicativos de controle de gastos podem ser úteis, permitindo que os colaboradores registrem as despesas em tempo real e evitem burocracias. E claro, é importante incentivar boas práticas como a escolha de voos econômicos, hospedagens com bom custo-benefício e, sempre que possível, agendar as viagens com antecedência para reduzir custos.

Por falar nisso, outro ponto a considerar é o câmbio. Manter um olho nas variações da moeda local e optar por um momento favorável pode gerar uma boa economia. Lembre-se, pequenos detalhes como esse, no final das contas, impactam muito o valor total da viagem.

5. Gerenciamento de imprevistos

A melhor maneira de se preparar para os imprevistos é incluir margens de segurança no planejamento. Se uma reunião importante está marcada, chegue um dia antes, para evitar surpresas desagradáveis. E mais: tenha em mãos os contatos das companhias aéreas, hotéis e, se necessário, de embaixadas e consulados. Afinal, informação e preparação são as melhores ferramentas para mitigar o impacto dos imprevistos.

6. A importância de parcerias: conte com especialistas

Uma das melhores formas de garantir que uma viagem corporativa internacional aconteça sem dores de cabeça é contar com uma empresa especializada em viagens de negócios. Afinal, quem nunca se perdeu em um aeroporto imenso ou enfrentou problemas na hora de fazer uma conexão, que atire a primeira pedra!

Ter uma empresa que cuida de toda a logística de viagens, como a PontesTur, é um alívio para gestores e colaboradores. Com expertise em viagens corporativas, a PontesTur cuida de toda a parte burocrática, além de garantir suporte 24 horas e otimização de custos, permitindo que a equipe se concentre no que realmente importa: fechar negócios e representar a empresa da melhor maneira.