As viagens corporativas fazem parte da rotina de muitas empresas. Porém, na maioria dos casos, elas não acontecem com o controle que deveriam ter.
Afinal, sem esse cuidado, o time acaba só reagindo a pedidos de última hora.
Para evitar esse tipo de situação, existe a gestão de viagens corporativas. Ela é um conjunto de processos para orientar todas as decisões, desde a aprovação dos deslocamentos até o acompanhamento dos custos.
A seguir, você vai entender como tomar decisões mais planejadas e seguras nas suas viagens empresariais.
O que justifica uma viagem corporativa?
Antes de qualquer coisa, é preciso entender se a viagem realmente precisa acontecer.
Por isso, empresas que já organizaram esse processo definem critérios antes da cotação. Esses são alguns dos mais comuns:
- Reuniões de baixo valor: resolvidas por vídeo, salvo justificativa para o presencial.
- Visitas técnicas: realizadas com uma agenda mínima de compromissos no destino.
- Eventos e feiras: avaliados antes, com metas de contatos ou negócios.
Dessa forma, a empresa elimina as viagens de baixo retorno e libera orçamento para os deslocamentos importantes.
Nesse sentido, uma pesquisa de 2025 da Global Business Travel Association mostrou que 86% consideram suas viagens proveitosas para alcançar objetivos de negócio.
Quais problemas aparecem quando falta controle nas viagens corporativas?
Quando o negócio não trabalha com informações bem definidas, alguns problemas costumam se repetir:
- Tarifas mais altas: reservas de última hora custam mais caro, tanto em passagens quanto em hospedagem.
- Informações desencontradas: um fornecedor confirma uma coisa, outro confirma outra, e ninguém tem certeza do que já está garantido.
- Falta de suporte: diante de um imprevisto, o colaborador precisa resolver tudo sozinho, sem apoio da empresa.
- Dificuldade para acompanhar despesas: sem um processo único, fica difícil saber quanto a empresa realmente gasta com viagens.
Além disso, esses problemas desgastam o time administrativo e prejudicam a experiência de quem viaja a trabalho.
Como criar uma política de viagens corporativas eficiente?
Uma política de viagens corporativas reúne, antecipadamente, as regras que evitam a tomada de decisões aleatórias.
Entre os principais pontos que a política cobre, estão:
- Faixas de tarifa aérea: por rota e antecedência de compra.
- Categorias de hospedagem: de acordo com o cargo ou a finalidade.
- Fluxo de aprovação: com prazos e definição de responsáveis.
- Regras de reembolso: para diárias e uso de aplicativos de transporte.
Assim, os gestores só cuidam das exceções que realmente precisam de atenção.
Como centralizar fornecedores e informações nas viagens corporativas?
Para fazer essa centralização, é preciso concentrar as reservas de aéreo, hotel e transporte com um único parceiro de gestão.
Isso elimina a necessidade de negociar com múltiplos fornecedores, além de permitir que a organização reúna tudo em um relatório só.
Assim, dá para ter uma visão mais completa de onde a empresa vai, quanto gasta e com quem.
Esse processo também ajuda a identificar padrões, como as rotas que se repetem com frequência. O mais interessante é que elas podem render contratos específicos, com condições melhores do que uma reserva avulsa.
Assim, a centralização se torna uma excelente fonte de dados para decisões futuras, contribuindo para a qualidade das próximas viagens.
Como oferecer suporte em todas as etapas da viagem?
Mesmo com todo o planejamento, sabemos que os imprevistos ainda acontecem.
Porém, o cuidado com o colaborador precisa continuar existindo antes, durante e depois de cada viagem:
- Antes: orientações sobre a política da empresa e o destino.
- Durante: suporte para resolver um cancelamento ou remarcação de voo, sem que o colaborador precise cuidar dessas questões sozinho.
- Depois: prestação de contas facilitada e coleta da experiência do viajante, para ajustar o que for necessário na próxima viagem.
Por onde começar a estruturar a gestão de viagens corporativas?
Se sua empresa ainda não tem uma gestão de viagens corporativas, comece pelo ponto que mais gera dor atualmente. Por exemplo, pode ser a falta de uma política clara ou a dispersão de fornecedores.
Mas o seu negócio não precisa estruturar isso sozinho. Uma agência de viagens corporativas, como a PontesTur, ajuda a implementar essas frentes com processos otimizados e controle de custos.
Fale com um consultor e solicite uma análise gratuita da sua operação. Assim, você cuida melhor dos colaboradores que viajam a trabalho.
Perguntas frequentes
O que é gestão de viagens corporativas?
É o conjunto de critérios, políticas e processos que uma empresa usa para acompanhar seus deslocamentos. Dessa forma, é possível ter mais previsibilidade de custos e cuidado com quem viaja.
Como reduzir custos com viagens corporativas sem prejudicar o viajante?
Centralize os fornecedores, defina uma política de tarifas e hospedagem e avalie antes se a viagem realmente precisa acontecer.
Assim, a empresa ganha visibilidade das operações e concentra seu volume de viagens. A economia, portanto, não depende de prejudicar a experiência de quem viaja.
Vale a pena contratar uma agência de viagens corporativas?
Sim, principalmente quando a empresa tem um volume recorrente de viagens.
Uma agência de viagens corporativas especializada, como a PontesTur, oferece centralização de fornecedores e suporte em todas as etapas. Dessa maneira, a empresa conta com ganhos difíceis de replicar internamente.
