Uma política de viagens precisa acompanhar as mudanças da empresa e do mercado.
Ao longo do tempo, os colaboradores desenvolvem novas necessidades na hora de viajar, o que torna algumas regras menos adequadas
Por isso, revisar a política de viagens com frequência ajuda a manter o controle dos custos sem criar obstáculos para quem tem que se deslocar.
Se você precisa de ajuda para ajustar essas medidas ao contexto atual da sua empresa, continue a leitura!
Quais são os sinais de que a política de viagens ficou desatualizada?
Existem seis sinais principais, que vamos explicar logo abaixo.
Vale dizer que, individualmente, qualquer um desses fatores já merece a sua atenção. Porém, se vários deles aparecerem juntos, a política de viagens precisa de revisão.
1. As exceções deixaram de ser exceção
Pode ser que um pedido ou outro não se enquadre na regra. Porém, se esse tipo de solicitação acontece com frequência, o dia a dia está corrigindo a política.
Portanto, é interessante verificar quantas exceções a empresa aprovou no último ano. Se existe um padrão se repetindo, a regra provavelmente não é a melhor para aquele contexto.
2. Reservas fora dos canais oficiais
Quando um colaborador compra suas passagens no site da companhia aérea e pede reembolso depois, a empresa perde a tarifa negociada e a visibilidade sobre a viagem.
Além disso, esse comportamento pode indicar que o canal oficial demora ou que o limite definido não cobre determinado trecho.
Segundo a Deloitte, 55% dos gestores de viagens corporativas apontam a conformidade com os canais oficiais como uma das principais medidas para controlar custos.
Logo, a política precisa definir os melhores canais e facilitar o uso deles.
3. A aprovação trava e a tarifa sobe
Quando um fluxo tem muitos aprovadores, isso pode atrasar a compra. O mesmo acontece quando a política não define quem pode aprovar cada tipo de viagem ou valor.
Com o pedido parado, a empresa corre o risco de comprar mais caro depois. Assim, uma falha no processo de aprovação pode transformar uma viagem corporativa planejada em um gasto de última hora.
4. A despesa aumenta sem que o volume de viagens corporativas cresça
Em alguns casos, o número de deslocamentos continua igual, mas o custo começa a aumentar. Nestas situações, recomendamos investigar:
- antecedência de compra;
- trocas de bilhete;
- categorias de hospedagem.
Isso porque a diferença no valor pode resultar de pequenas escolhas ao longo do tempo.
5. Ninguém sabe quanto custou o trimestre
Se a sua empresa cruza inúmeras planilhas e faturas para entender quanto gasta com viagens corporativas, perde a visibilidade sobre a operação.
Lembre-se que, sem relatórios bem organizados, fica muito mais difícil criar metas de economia para 2027.
6. Os colaboradores reclamam da experiência
A experiência dos funcionários pode se tornar desagradável com um voo de madrugada ou uma hospedagem distante, por exemplo.
Nesse cenário, talvez a política esteja economizando no lugar errado. Afinal, uma regra pensada apenas pelo preço também pode afetar a produtividade de quem viaja.
O que revisar na política de viagens e com qual frequência?
A estrutura da política geralmente pede uma revisão anual, de preferência junto ao ciclo do orçamento. Já os valores podem exigir ajustes semestrais, porque acompanham o mercado.
Na verificação anual, vale avaliar:
- alçadas;
- canais de reserva;
- regras de reembolso;
- classes de voo por trecho;
- segurança e suporte ao viajante.
A cada semestre, revise:
- diárias;
- teto de hospedagem por cidade;
- antecedência mínima de compra.
Dessa forma, a análise anual protege o controle, enquanto a semestral ajuda a manter os valores alinhados ao mercado.
Como equilibrar economia, flexibilidade e experiência?
Sabemos que uma regra rígida demais pode levar o time a buscar alternativas fora do processo. Por outro lado, uma regra frouxa pode aumentar o desperdício.
O equilíbrio costuma estar em faixas por cidade e período, em vez de um único valor nacional. A empresa pode oferecer autonomia dentro dessas faixas e registrar cada escolha.
Além disso, a experiência precisa entrar nessa conta. Como explicamos acima, algumas opções até são mais baratas, mas prejudicam a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.
Como usar os dados do ano passado na política de viagens de 2027?
O primeiro passo é olhar para o histórico de 12 a 24 meses. Abaixo, separamos alguns indicadores que ajudam nessa análise:
- rotas mais frequentes;
- antecedência média de compra;
- índice de remarcação;
- concentração de exceções.
Assim, os dados mostram onde a política de viagens precisa mudar. Se os pedidos se concentram em uma cidade, por exemplo, o teto daquela praça pode estar defasado.
Da mesma forma, se as compras emergenciais aparecem sempre em um mesmo departamento, o problema pode estar na agenda, e não na tarifa.
Uma política de viagens atualizada ajuda a operação a avançar
Para revisar uma política de viagens, é necessário ir além do corte de custos. A ideia é criar regras mais adequadas à realidade da empresa e oferecer uma experiência melhor para quem viaja.
Na PontesTur, ajudamos identificar pontos de atenção e atualizar as regras de acordo com as necessidades do negócio.
Precisa de ajuda nesse processo? Então, fale com os nossos especialistas e descubra como tornar sua política de viagens mais eficiente para 2027.
Perguntas frequentes
O que é uma política de viagens corporativas?
É o conjunto de regras que define como a empresa aprova, reserva e paga deslocamentos a trabalho. Ela pode incluir classes de voo, hospedagem, prazos de aprovação e reembolso.
De quanto em quanto tempo revisar a política de viagens?
A estrutura pede revisão anual. Já os valores como diárias e teto de hospedagem podem exigir ajustes semestrais.
Por que reservar fora do canal oficial pode sair mais caro?
A empresa pode perder tarifas negociadas, rastreio do viajante e visibilidade sobre os gastos. Ademais, a despesa pode aparecer apenas no reembolso.
